Como o próprio nome indica, o Outsourcing de Impressão é muito utilizado por empresas de pequeno, médio e grande porte, que produzem um volume de impressão que justifica migrar para a contratação de uma empresa especializada, deixando a administração deste fim, e dedicando-se exclusivamente ao seu negócio. Desta forma a empresa contratante não tem que se preocupar com as soluções de impressão e cópia, pois a empresa contratada encontra formas de melhorar a qualidade e de reduzir os custos com este fim.
A empresa especializada contratada, executa a implantação e toda gestão dos equipamentos de impressão, ficando também responsável pelo suporte técnico e provisão de peças, componentes e insumos.
Análise dos Documentos é o primeiro passo e talvez o mais relevante. Mais importante do que começar a colocar documentos em escâneres e produzir cópias digitais, é planejar a forma como estes documentos serão digitalizados
- A captura será centralizada (único ponto) ou descentralizada (diversos pontos de captura);
- Existe estrutura de transmissão de dados adequada para uma captura descentralizada;
- As imagens produzidas ficarão armazenadas na nuvem ou em servidor local;
- Qual o estado atual de organização dos documentos;
- Como as informações serão pesquisadas após a digitalização.
Estes e outros fatores influenciarão a forma como será arquitetado o projeto de digitalização e de gestão eletrônica do(s) documento(s). O objetivo é encontrar a forma mais eficiente de gestão dos dados eletrônicos, com o melhor custo-benefício para o cliente. Na etapa de análises, também é fundamental a realização de testes para refinar o Software de captura visando alcançar a melhor qualidade e legibilidade possíveis das imagens, aliadas ao menor tamanho possível de arquivo.
Preparação dos Documentos
Com o projeto pronto, os documentos entram em linha de
produção. A primeira etapa deste processo é a preparação dos
documentos e a forma como esta preparação é realizada varia de
acordo com as necessidades de cada cliente, com as
singularidades de cada título documental e os processos de
gestão a ele atrelados.
Em geral, os documentos precisam
ser organizados na ordem em que serão visualizados após a
digitalização, higienizados mecanicamente (retirada de
grampos, clipes, elásticos – elementos que não podem passar no
escâner e que danificam o documento), desamassados e separados
em blocos que irão compor um único arquivo. É comum a
realização de check list, assim como a colagem de etiquetas ou
impressão (alguns modelos de escâner permite acoplar
impressora própria) de código de barras para facilitar a
indexação.
Digitalização dos Documentos
Eis o processo que dá nome ao serviço, onde a captura pode ser
aliada à processos de automação, como recorte de uma imagem em
diversas partes que darão origens a documentos individuais, a
divisão de documentos em blocos singulares de indexação
através de códigos de barra ou marcadores, a indexação
automática por tecnologia de reconhecimento de caracteres (OCR
e ICR), entre outras ferramentas.
O tamanho de documentos pode variar (A4, A3, etc.), exigindo
escâneres de diferentes formatos. O tipo de resolução desejada
impacta no tamanho dos repositórios necessários para armazenar
os dados, assim como a escolha por imagens coloridas ou em
preto e branco.
Controle de Qualidade
Tão importante quanto produzir cópias digitais de documentos é
garantir que estas cópias sejam fieis aos documentos originais
e estejam legíveis. O controle de qualidade têm grande
relevância em uma linha de produção de digitalização. O
objetivo principal desta etapa é a identificação de eventuais
problemas nas etapas anteriores e a correção destes através de
ajustes nas imagens com as ferramentas disponíveis no Software
utilizado ou até mesmo através de exclusão de uma imagem e a
execução da digitalização do documento original novamente.
Alem de garantir a qualidade dos serviços prestados, as
informações adquiridas nesta etapa podem ser de grande
importância para a implantação de melhorias em todas as etapas
do processo de digitalização de documentos.
Indexação
Consiste na inserção de dados e associação destes as imagens
que foram produzidas eletronicamente. Em outras palavras, é na
indexação que se imputam as informações que ficarão
disponíveis para pesquisa através do Software de gestão
eletrônica de documentos.
Estes dados foram determinados durante a etapa de planejamento
e podem ser imputados de forma manual ou através de
ferramentas de automação e da utilização de bancos de dados
gerados previamente. É preciso, no entanto, ter o cuidado de,
ao utilizar processos de reconhecimento automático de
caracteres, como OCR e ICR, por exemplo, utilizar parâmetros
de analise que identifiquem falhas destas ferramentas. O
reconhecimento de caracteres pode falhar quando os documentos
digitalizados contem informações sobrepostas na área onde
estão os dados de indexação ou quando os caracteres a serem
reconhecidos não estão legíveis. Nestes casos, será preciso
fazer correções manuais em documentos que forem identificados
com problemas durante a faze de OCR e ICR.
Reconstituição
A reconstituição consiste no acondicionamento dos documentos
na disposição em que ficou acordado com o cliente. Isto pode
significar uma reconstituição total, ou seja, o retorno ao
mesmo formato em que os documentos foram disponibilizados ou
uma nova forma de arquivamento.
Em alguns casos, o serviço de digitalização de documentos está
sendo executado em paralelo ao de guarda de documentos e,
consequentemente, os documentos podem sofrer uma
reconstituição que os prepare para um formato de guarda
profissional de documentos ou até mesmo adequação para
controles de temporalidade documental.
Consolidação dos dados
Nesta etapa, todos os dados gerados (imagens e campos de
pesquisas) são consolidados e preparados para o processo de
importação para o banco de dados do cliente.
É neste momento que o tipo de arquivo final de imagem é
escolhido e que a estrutura dos índices de pesquisa é
determinada. Estas questões são importantes, pois nem sempre
os dados serão importados para um único Software de gestão
eletrônica de documentos (GED). Em alguns casos, a estrutura
de dados será adequada a um Software específico, que tenha
relevância diante dos processos de gestão documental da
empresa que contratou o serviço de digitalização.
Colhendo os frutos
Os esclarecimentos refletem uma pequena noção do quão complexo
é o processo de digitalização de documentos. Isso não esgota
todas as possibilidades, no entanto, demonstra claramente que
é preciso ter expertise na área e capacidade técnica para que
os resultados deste processo representem resultados positivos
para quem nos contrata.
Um projeto de gestão eletrônica de documentos planejado e
executado de forma correta, certamente será convertido no
retorno do investimento, seja através da redução de custos, da
otimização de processos anteriores ou do acréscimo de valor
agregado aos serviços prestados pela sua empresa.
A) Extensão de Garantia/Avulso: As peças e partes estão cobertas pela garantia do fabricante, ou de responsabilidade da CONTRATANTE, e a CONTRATADA responde somente pelos serviços de mão-de-obra e atendimento técnico on-site, ou seja, nas instalações do CONTRATANTE.
B) Standard: As peças e partes que forem substituídas durante as intervenções técnicas estão incluídas na cobertura do presente, exceto aquelas identificadas no contrato e que serão substituídas após aprovação de orçamento.
C) Completa: Todas as peças e partes que forem substituídas nas intervenções técnicas estão incluídas na cobertura do presente contrato.
D) Backup: Todas as peças e partes que forem substituídas durante as intervenções técnicas estão incluídas na cobertura do presente contrato, sendo que a CONTRATADA instalará equipamento de backup similar, de sua propriedade, sempre que a intervenção técnica atingir 72 horas para solução do problema.
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