“Outsourcing” é uma situação em que uma empresa contrata outra organização para fazer parte de seu trabalho, em vez de usar seus próprios recursos e funcionários para fazê-los: a terceirização está mudando a produção e distribuição de produtos e serviços. Como o próprio nome indica, o Outsourcing de Impressão é muito utilizado por empresas de pequeno, médio e grande porte, que produzem um volume de impressão que justifica migrar para a contratação de uma empresa especializada, deixando a administração deste fim, e dedicando-se exclusivamente ao seu negócio. Desta forma a empresa contratante não tem que se preocupar com as soluções de impressão e cópia, pois a empresa contratada encontra formas de melhorar a qualidade e de reduzir os custos com este fim. A empresa especializada contratada, executa a implantação e toda gestão dos equipamentos de impressão, ficando também responsável pelo suporte técnico e provisão de peças, componentes e insumos.

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS E
SOFTWARE GERENCIAMENTO

Análise dos Documentos é o primeiro passo e talvez o mais relevante. Mais importante do que começar a colocar documentos em escâneres e produzir cópias digitais, é planejar a forma como estes documentos serão digitalizados
• A captura será centralizada (único ponto) ou descentralizada (diversos pontos de captura);
• Existe estrutura de transmissão de dados adequada para uma captura descentralizada;
• As imagens produzidas ficarão armazenadas na nuvem ou em servidor local;
• Qual o estado atual de organização dos documentos;
• Como as informações serão pesquisadas após a digitalização.
Estes e outros fatores influenciarão a forma como será arquitetado o projeto de digitalização e de gestão eletrônica do(s) documento(s). O objetivo é encontrar a forma mais eficiente de gestão dos dados eletrônicos, com o melhor custo-benefício para o cliente. Na etapa de análises, também é fundamental a realização de testes para refinar o Software de captura visando alcançar a melhor qualidade e legibilidade possíveis das imagens, aliadas ao menor tamanho possível de arquivo.

Preparação dos Documentos

Com o projeto pronto, os documentos entram em linha de produção. A primeira etapa deste processo é a preparação dos documentos e a forma como esta preparação é realizada varia de acordo com as necessidades de cada cliente, com as singularidades de cada título documental e os processos de gestão a ele atrelados.
Em geral, os documentos precisam ser organizados na ordem em que serão visualizados após a digitalização, higienizados mecanicamente (retirada de grampos, clipes, elásticos – elementos que não podem passar no escâner e que danificam o documento), desamassados e separados em blocos que irão compor um único arquivo. É comum a realização de check list, assim como a colagem de etiquetas ou impressão (alguns modelos de escâner permite acoplar impressora própria) de código de barras para facilitar a indexação.

Digitalização dos Documentos
Eis o processo que dá nome ao serviço, onde a captura pode ser aliada à processos de automação, como recorte de uma imagem em diversas partes que darão origens a documentos individuais, a divisão de documentos em blocos singulares de indexação através de códigos de barra ou marcadores, a indexação automática por tecnologia de reconhecimento de caracteres (OCR e ICR), entre outras ferramentas.
O tamanho de documentos pode variar (A4, A3, etc.), exigindo escâneres de diferentes formatos. O tipo de resolução desejada impacta no tamanho dos repositórios necessários para armazenar os dados, assim como a escolha por imagens coloridas ou em preto e branco.

Controle de Qualidade
Tão importante quanto produzir cópias digitais de documentos é garantir que estas cópias sejam fieis aos documentos originais e estejam legíveis. O controle de qualidade têm grande relevância em uma linha de produção de digitalização. O objetivo principal desta etapa é a identificação de eventuais problemas nas etapas anteriores e a correção destes através de ajustes nas imagens com as ferramentas disponíveis no Software utilizado ou até mesmo através de exclusão de uma imagem e a execução da digitalização do documento original novamente.
Alem de garantir a qualidade dos serviços prestados, as informações adquiridas nesta etapa podem ser de grande importância para a implantação de melhorias em todas as etapas do processo de digitalização de documentos.

Indexação
Consiste na inserção de dados e associação destes as imagens que foram produzidas eletronicamente. Em outras palavras, é na indexação que se imputam as informações que ficarão disponíveis para pesquisa através do Software de gestão eletrônica de documentos.
Estes dados foram determinados durante a etapa de planejamento e podem ser imputados de forma manual ou através de ferramentas de automação e da utilização de bancos de dados gerados previamente. É preciso, no entanto, ter o cuidado de, ao utilizar processos de reconhecimento automático de caracteres, como OCR e ICR, por exemplo, utilizar parâmetros de analise que identifiquem falhas destas ferramentas. O reconhecimento de caracteres pode falhar quando os documentos digitalizados contem informações sobrepostas na área onde estão os dados de indexação ou quando os caracteres a serem reconhecidos não estão legíveis. Nestes casos, será preciso fazer correções manuais em documentos que forem identificados com problemas durante a faze de OCR e ICR.

Reconstituição
A reconstituição consiste no acondicionamento dos documentos na disposição em que ficou acordado com o cliente. Isto pode significar uma reconstituição total, ou seja, o retorno ao mesmo formato em que os documentos foram disponibilizados ou uma nova forma de arquivamento.

Em alguns casos, o serviço de digitalização de documentos está sendo executado em paralelo ao de guarda de documentos e, consequentemente, os documentos podem sofrer uma reconstituição que os prepare para um formato de guarda profissional de documentos ou até mesmo adequação para controles de temporalidade documental.

Consolidação dos dados
Nesta etapa, todos os dados gerados (imagens e campos de pesquisas) são consolidados e preparados para o processo de importação para o banco de dados do cliente.
É neste momento que o tipo de arquivo final de imagem é escolhido e que a estrutura dos índices de pesquisa é determinada. Estas questões são importantes, pois nem sempre os dados serão importados para um único Software de gestão eletrônica de documentos (GED). Em alguns casos, a estrutura de dados será adequada a um Software específico, que tenha relevância diante dos processos de gestão documental da empresa que contratou o serviço de digitalização.

Colhendo os frutos
Os esclarecimentos refletem uma pequena noção do quão complexo é o processo de digitalização de documentos. Isso não esgota todas as possibilidades, no entanto, demonstra claramente que é preciso ter expertise na área e capacidade técnica para que os resultados deste processo representem resultados positivos para quem nos contrata.
Um projeto de gestão eletrônica de documentos planejado e executado de forma correta, certamente será convertido no retorno do investimento, seja através da redução de custos, da otimização de processos anteriores ou do acréscimo de valor agregado aos serviços prestados pela sua empresa.

Intervenções técnicas Preventiva e Corretiva, avulso ou mensal em equipamentos de impressão do CONTRATANTE.
As intervenções técnicas serão realizadas tendo por base a opção do CONTRATANTE entre as seguintes modalidades de cobertura:
A) Extensão de Garantia/Avulso: As peças e partes estão cobertas pela garantia do fabricante, ou de responsabilidade da CONTRATANTE, e a CONTRATADA responde somente pelos serviços de mão-de-obra e atendimento técnico on-site, ou seja, nas instalações do CONTRATANTE.
B) Standard: As peças e partes que forem substituídas durante as intervenções técnicas estão incluídas na cobertura do presente, exceto aquelas identificadas no contrato e que serão substituídas após aprovação de orçamento.
C) Completa: Todas as peças e partes que forem substituídas nas intervenções técnicas estão incluídas na cobertura do presente contrato.
D) Backup: Todas as peças e partes que forem substituídas durante as intervenções técnicas estão incluídas na cobertura do presente contrato, sendo que a CONTRATADA instalará equipamento de backup similar, de sua propriedade, sempre que a intervenção técnica atingir 72 horas para solução do problema.

Oferecemos serviço completo de consultoria e locação de equipamentos para impressão e digitalização de documentos para empresa e pessoa física. Deixe a Orim Informática cuidar da gestão do seu parque de Impressão, e fique livre para os assuntos que tragam outros benefícios para sua empresa.
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